Seit 2013 führen wir schon Geräteauslieferungen (Rollouts) als eigenständige Projekte durch. Denn der Organisationsaufwand kann dabei beträchtlich und deshalb ein zeitkritischer Faktor sein. Die Abläufe sind hochdynamisch und jeder einzelne Rollout ist individuell und einzigartig. Mit dieser Vorgehensweise haben Sie – neben vielen anderen Vorteilen –immer auch einen erfahrenen Projektverantwortlichen als zentralen Ansprechpartner an Ihrer Seite, auf den Sie sich voll und ganz verlassen können.
Unsere Projektmanager halten alle Fäden in der Hand und kümmern sich um die gesamte Organisation: Dazu gehört die Abstimmung mit Ihnen und Lieferanten, die Erstellung eines Rolloutplans, die Personaleinsatzplanung und die Kalkulation des Gesamtaufwands für die Abrechnung. Vieles muss aufgrund kundenseitiger Abhängigkeiten abgestimmt und fast minutiös koordiniert werden, damit die Inbetriebnahme der Geräte zum festgesetzten Stichtag reibungslos erfolgen kann.
Unsere erfahrenen Projektmanager haben die hochdynamische Abläufe sicher im Griff
Nachdem der Rollout-Prozess vom Ihnen freigegeben und beauftragt wurde, können wir die Feinabstimmung mit den Lieferanten für Mobilgeräte, Zubehör, SIM-Karten und Software-Lizenzen angehen. Abhängig vom jeweiligen Lieferanten können Lieferzeiten durchaus mehrere Wochen lang sein. Deshalb ist die Klärung der Produktverfügbarkeiten und Lieferzeiten ein wichtiger Schritt. Nach dieser Abstimmung und der Anlieferung aller benötigten Komponenten erfolgt das Staging.
Im Gegensatz zum Staging geht es beim Rollout nicht so sehr um die technische Kompetenz, sondern vielmehr um die organisatorischen Fähigkeiten des Projektmanagers, der das Mengengerüst und die Liefertermine genau aufeinander abstimmen muss. Meistens ist das Zeitfenster sehr eng – zwischen Anlieferung und Inbetriebnahme sollte kaum Zeit verloren gehen, denn zum einen erzeugt die Ware, die nicht genutzt wird, unnötige Kosten, zum anderen werden parallele Laufzeiten von Service-Verträgen sowie redundante Softwarelizenzierungen üblicherweise nicht toleriert.
Erst planen, dann ausliefern
In enger Abstimmung mit Ihnen wird ein detaillierter Rollout-Plan erstellt. Dabei werden die Termine und das Mengengerüst festgelegt. Das beinhaltet auch die Abstimmung hinsichtlich der Lieferorte sowie eine Priorisierung bei der Auslieferung der festgelegten Mengen. Ein Standardverfahren gibt es nicht – einzelne Prozessschritte werden mit dem Kunden individuell in iterativen Schritten festgelegt. Hierbei kommt es speziell auf die Erfahrung unserer Projektmanager an, die alle Anforderungen unter einen Hut bringen müssen.
Oft ist ein Rollout mit neuen bzw. geänderten Prozessabläufen im Feld verbunden. Deshalb wird das Timing für den Einsatz der neuen Geräte und der Erfolg des Rollouts immer auch von den Ressourcen von Ihnen mitbestimmt, beispielsweise bei der Inbetriebnahme der Geräte vor Ort. Mit einer gut durchdachten Personaleinsatzplanung, die sich aus dem Timing und der angestrebten Produktverfügbarkeit ergibt, stellen wir sicher, dass immer ein qualifiziertes Team zur Verfügung steht, um die gesteckten Etappenziele beim Rollout zu erreichen.
Im Rahmen einer Risikoanalyse wird festgestellt, wie groß der Puffer hinsichtlich Zeit und Hardware sein muss, um eine effiziente Auslieferung bzw. den nahtlosen Geräteaustausch bewerkstelligen zu können. Schon in dieser Phase greift die Qualitätssicherung: Auf eine detaillierte Prozessbeschreibung folgt eine ausführliche Dokumentation. Bei der Auslieferung wird der Weg der Produkte vom Lieferanten bis zu Ihnen genau überwacht, im Portal von Circlon | operate festgehalten und der ordnungsgemäße Ablauf der Auslieferung durch Stichprobenkontrollen nachgewiesen.
Das Einbringen aller relevanten Informationen in die ITSM-Plattform Circlon | operate, beispielsweise Serien-Nummern, Zubehörteile und Einsatzorte, erzeugt eine große Transparenz im Rollout-Prozess und ist die Grundlage für ein detailliertes Reporting gegenüber Ihnen.
In der Regel endet der Rollout-Prozess mit der Ankunft der Mobilgeräte beim Ihnen. In den meisten Fällen kümmern Sie sich dann selbst um die Inbetriebnahme. Doch auch hier können wir Unterstützung durch ein engmaschiges Partner-Netzwerk bieten und dafür sorgen, dass die neue Lösung in der Praxis schnell angewendet werden kann.
Zuverlässige Abwicklung dank jahrelanger Erfahrung
Aufgrund jahrelanger Erfahrung können wir auch umfangreiche Rollouts mit mehreren tausend Geräten zuverlässig meistern. So haben wir beispielsweise für DPD 12.000 Geräte und für Hermes Paketshop sogar 17.000 Geräte innerhalb eines halben Jahres ausgeliefert.
Sie interessieren sich für neue Wege im digitalen Zeitalter mit intelligentem IT Service Management für Ihre mobilen Geräte? Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie hier.
Gerne stehen wir Ihnen für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: info(at)circlon.de
