DPD erhöht Wirtschaftlichkeit und Effizienz seines Gerätepools mit dem Circlon Mobile Life Cycle Management

Für einen Logistikriesen wie DPD ist es im Sinne eines effizienten Betriebs unabdinglich, in regelmäßigen Abständen den kompletten Gerätepool zu modernisieren. Die von den Depots und Zustellfahrern genutzten Handhelds sind nach einigen Jahren mehrheitlich so stark beansprucht, dass sie ihr Lebensende erreicht haben und nicht mehr wirtschaftlich weiter genutzt werden können. Für die neue Generation mobiler Computer galt es nun eine Komplettlösung zu finden, die über den gesamten Produktlebenszyklus einen wirtschaftlichen und effizienten Einsatz verspricht.

Bei der letzten Umstellung der neuen mobilen IT bei DPD mussten innerhalb weniger Wochen über 12.000 Zustellfahrer in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Benelux-Ländern mit leistungsfähigen mobilen Datenerfassungsgeräten des Typs Dolphin 99EX von Honeywell ausgestattet werden. Die PDS unterstützte den internationalen Paket- und Expressdienstleister DPD als langjähriger Mobile-IT-Partner bei der Auswahl des geeigneten Gerätes, realisierte in kürzester Zeit den Roll-Out sofort einsatzbereiter Handhelds und sorgt dauerhaft mit einem kundenspezifisch angepassten Circlon Operate Portal für eine effiziente Geräteverwaltung und einen reibungslosen Ersatzservice für defekte Geräte. Diesen umfassenden Komplettservice über den gesamten Lebenszyklus mobiler Datenerfassungsgeräte, Smartphones und Barcodedrucker bietet die PDS inzwischen allen Kunden unter dem Namen „Circlon Mobile Life Cycle Management“ an.

 

Hardware – Auswahl, Evaluierung, Beschaffung

Startpunkt für das gemeinsame Projekt von DPD und PDS war die Auswahl des individuell optimalen Mobilcomputers, der für den fordernden Dauereinsatz geeignet ist und dem neuesten Stand der Technik entspricht. Gemäß den Kundenvorgaben – „funktional, robust, zuverlässig“ – erstellte die PDS eine erste Vorauswahl mit drei Handhelds verschiedener Hersteller. Nach einer tiefgehenden Evaluation und einer Pilotphase mit ausgiebigen Praxistests entschied sich DPD für die neueste Generation mobiler Computer des Typs Dolphin 99EX von Honeywell.

Das strapazierfähige Dolphin 99EX hat Honeywell speziell für den anspruchsvollen Logistik-Einsatz im Innen- und Außenbereich konzipiert. Der Mobilcomputer ist mit seinem ergonomischen Design, leicht bedienbaren Tasten und einem gut lesbaren Display sehr nutzerfreundlich und übersteht auch wiederholte Stürze auf harten Boden. Die Datenübertragung erfolgt schnell und zuverlässig über WLAN und 3G und macht das Gerät so zum vielseitigen Handheld im mobilen Einsatz. Entscheidendes Kriterium für die Auswahl war die Gerätemanagement-Software „Remote MasterMind“ von Honeywell, mit der sich die Gerätesoftware komfortabel per Fernzugriff aktualisieren und warten lässt – was bei insgesamt 12.000 zu verwaltenden Geräten nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart.

DPD orderte die Dolphin 99EX über die PDS, die als Honeywell-Partner auf dem höchsten Partnerlevel beste Konditionen und kompetenten Service anbietet. Gemeinsam erarbeiteten DPD und PDS eine Roadmap für den reibungslosen Roll-Out der Geräte an die Depots und Zustellfahrer und legte die Rahmenbedingungen für die Integration der neuen Lösung und das Servicekonzept für den Gerätepool fest.

 

Roll-Out in Bestzeit

Die PDS arbeitet bereits seit vielen Jahren mit DPD zusammen. Bei der Vergabe des neuen Auftrags überzeugte der unabhängige Spezialist für Mobile IT mit einem breiten Hardwareangebot, umfassenden Roll-Out-Leistungen sowie dem „Circlon Operate Portal“, einem von PDS entwickelten, webbasierten RMA (Return Merchandise Authorization) und Asset Management System für die Verwaltung und den Service kleiner und großer Gerätepools. Die Vorzüge des Portals kamen bei DPD bereits in der Roll-Out-Phase voll zur Geltung. Vorab spezifizierte die PDS in dem System die Verwaltungsstruktur der DPD (Depots, Poolverwalter etc.), die Stammdaten (Adressen und Rollen) und die herstellerspezifischen Fehler- und Reparaturcodes sowie Angaben zum Gerätehersteller und den zuständigen Reparaturzentren.

In der anschließenden „Initialbefüllung“ wurden die während des Roll-Outs erfassten Daten der Handhelds – bestehend aus Hersteller, Gerätetyp, Seriennummer und der Zuordnung zu den Depots – und die dazugehörige Ausstattung wie Fahrzeug- und Lade-Cradles in das Circlon Operate Portal importiert.

Im Roll-Out selbst wurden die 12.000 Dolphin 99EX-Handhelds mit SIM-Karten bestückt, mit der Software von DPD bespielt und ihr Akku vollständig geladen. Bis zu 300 Geräte am Tag schickte die PDS an rund einhundert DPD-Depots in Deutschland, Österreich, Schweiz und Benelux. Innerhalb von acht Monaten war der Roll-Out der neuen mobilen Computer für die DPD-Zustellfahrer vollständig abgeschlossen.

 

Reibungsloser Betrieb

Im laufenden Betrieb verwalten DPD und die Tourenmanager den Gerätepool über das Portal Circlon Operate. Während die Zentrale eine globale Betrachtung aller Handhelds vornehmen kann, stehen den Depots im mandantenfähigen Portal ausschließlich die Informationen der ihnen zugeordneten Geräte zur Verfügung. Die Tourenmanager können mit Hilfe des Portals innerhalb von 24 Stunden sofort einsatzbereite Ersatzgeräte ordern, den Reparaturstatus fehlerhafter Hardware einsehen und ihren Geräteeinsatz überprüfen.

Ist ein Handheld defekt, bietet das Circlon Operate Portal zunächst konkrete Hinweise und Handlungsempfehlungen, wie das Gerät vielleicht auch ohne externe Hilfe wiederinstandgesetzt werden kann, etwa durch Überprüfung des Akkustands oder Neustart der Software. Ist der Mobilcomputer weiterhin nicht funktionstüchtig, generiert der Nutzer im Portal eine RMA (Return Material Authorization) mit vordefiniertem Fehlercode und löst per automatisierter E-Mail an die PDS die Bestellung für ein Ersatzgerät aus. Innerhalb von weniger als 24 Stunden sendet die PDS ein neues, voll funktionsfähiges Handheld mit aktuellster Software und geladenem Akku an das bestellende Depot. Mit der Lieferung kommen ein RMA-Versanddokument und ein Adressaufkleber mit der Anschrift der zuständigen Servicecenter des Handheld-Herstellers. Damit muss der Nutzer nach Entnahme des Ersatzgerätes nur noch das defekte Gerät in die Versandverpackung legen und an die Serviceadresse schicken.

„Mit dem Wechsel auf den neuen Dolphin 99EX in Verbindung mit dem auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Circlon Operate Portal sind wir für die steigenden Transaktionszahlen der Zukunft gerüstet“, sagt Mario Spatz, MDU Responsible, International Process bei DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG. „Das Serviceportal und das Honeywell Device Management Remote Mastermind liefert ein entscheidendes Plus an Transparenz bei der Geräteverwaltung und hilft uns, auch bei höchster Auslastung leistungsfähig zu bleiben.
Mario Spatz: MDU Responsible, International Process bei DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG

 

Optimierungspotentiale im Blick

Der gesamte Schadens-, Austausch- und Reparaturprozess ist für das Depot wie auch die Zentrale zu jedem Zeitpunkt im Circlon Operate Portal einsehbar. Die Seriennummern des defekten und des neuen Gerätes sind hier ebenso gespeichert wie die RMA-Nummer und der aktuelle Status der einzelnen Vorgänge.

Die so gesammelten Daten erlauben Rückschlüsse über die Effizienz des Geräteeinsatzes und des Servicekonzeptes. Ausführliche Statistik-Funktionen wie die „Reparaturquote“ helfen den Depotverantwortlichen bei der Minimierung der Ausfallraten und der weiteren Optimierung der Prozesse. Das Monitoring der Daten aus dem Circlon Operate Portal sowie dem Mobile Device Management System erlaubt auch Rückschlüsse auf die Einflüsse neuer Softwarereleases und die Funktionsfähigkeit der eingesetzten Geräte und ihrer Komponenten, wie zum Beispiel der Akkus.

 

Effizienter und wirtschaftlicher Gerätepool

Seit Einführung des Circlon Operate Portals im Jahr 2013 tauscht die PDS im Auftrag von DPD täglich bis zu 40 Geräte aus. Rund 300 Poolgeräte hält die PDS für diesen 24-Stunden-Ersatzservice vor. Der Aufwand für die Depots hält sich dank des einfachen Handlings in Grenzen. Durch die verbesserte Kommunikation zwischen Depots, Zentrale, PDS und den Reparaturzentren, etwa zu Präventivmaßnahmen zur Schonung der Geräte oder Hinweise für eine einfache Selbstreparatur, verzeichnete die DPD vom Start weg einen Rückgang von 10 Prozent bei den RMA-Vorgängen. Die Reparaturquote konnte weiterhin durch spezielle Workshops für die Tourenmanager weiter gesenkt werden. Nach der jüngsten Schulung im April 2015, in die auch die Erkenntnisse aus dem langfristigen Reporting einfließen konnten, sank Zahl der Schadensfälle um weitere 30 Prozent.

Durch die Einführung des Circlon Operate Portals erhöhte sich bei DPD die Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Gerätepools im laufenden Betrieb. Vor allem zu Spitzenzeiten wie an Weihnachten hält sich so auch die Ausfallrate der Touren aufgrund nicht funktionsfähiger Geräte in Grenzen.

 

Die letzte Phase des Circlon Mobile Life Cycle Managements steht in wenigen Jahren wieder an: Dann unterstützt die PDS ihren langjährigen Kunden DPD beim Roll-Out und bei der fachgerechten, umweltfreundlichen Entsorgung der dann ausgedienten Geräte. So schließt sich der Kreis von Circlon.

PDF der Case Study: DPD – Honeywell – PDS "Den gesamten Produktlebenszyklus Mobiler IT im Griff"

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