Die Circlon | group setzt auf einen zentralen Ansprechpartner während eines Rollout-Projekts

Bei Geräteauslieferungen (Rollouts) ist der Organisationsaufwand beträchtlich und deshalb ein zeitkritischer Faktor. Die Abläufe sind hochdynamisch und jeder einzelne Rollout ist anders als der andere. Deshalb führt die Circlon | group schon seit 2013 Rollouts als eigenständige Projekte durch. Mit dieser Vorgehensweise hat der Kunde – neben vielen anderen Vorteilen –immer auch einen erfahrenen Projektverantwortlichen als zentralen Ansprechpartner an seiner Seite, auf den er sich voll und ganz verlassen kann.

Der Projektmanager hält alle Fäden in der Hand und kümmert sich um die gesamte Organisation: Dazu gehört die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten, die Erstellung eines Rolloutplans, die Personaleinsatzplanung und die Kalkulation des Gesamtaufwands für die Abrechnung. Vieles muss aufgrund kundenseitiger Abhängigkeiten abgestimmt und fast minutiös koordiniert werden, damit die Inbetriebnahme der Geräte zum festgesetzten Stichtag reibungslos erfolgen kann.

Erfahrene Projektmanager haben hochdynamische Abläufe sicher im Griff

Nachdem der Rollout-Prozess vom Kunden freigegeben und beauftragt wurde, kann die Circlon | group die Feinabstimmung mit den Lieferanten für Mobilgeräte, Zubehör, SIM-Karten und Software-Lizenzen angehen. Abhängig vom jeweiligen Lieferanten können Lieferzeiten durchaus mehrere Wochen lang sein. Deshalb ist die Klärung der Produktverfügbarkeiten und Lieferzeiten ein wichtiger Schritt. Nach dieser Abstimmung und der Anlieferung aller benötigten Komponenten erfolgt das Staging. Mehr Infos dazu finden Sie auch in diesem Artikel.

Im Gegensatz zum Staging geht es beim Rollout nicht so sehr um die technische Kompetenz, sondern vielmehr um die organisatorischen Fähigkeiten des Projektmanagers, der das Mengengerüst und die Liefertermine genau aufeinander abstimmen muss. Meistens ist das Zeitfenster sehr eng – zwischen Anlieferung und Inbetriebnahme sollte kaum Zeit verloren gehen, denn zum einen erzeugt die Ware, die nicht genutzt wird, unnötige Kosten, zum anderen werden parallele Laufzeiten von Service-Verträgen sowie redundante Softwarelizenzierungen üblicherweise nicht toleriert.

Erst planen, dann ausliefern

In enger Abstimmung mit dem Kunden wird ein detaillierter Rollout-Plan erstellt. Dabei werden die Termine und das Mengengerüst festgelegt. Das beinhaltet auch die Abstimmung hinsichtlich der Lieferorte sowie eine Priorisierung bei der Auslieferung der festgelegten Mengen. Ein Standardverfahren gibt es nicht – einzelne Prozessschritte werden mit dem Kunden individuell in iterativen Schritten festgelegt. Speziell hierbei kommt es auf die Erfahrung des Projektmanager an, der alle Anforderungen unter einen Hut bringen muss.

Oft ist ein Rollout mit neuen bzw. geänderten Prozessabläufen im Feld verbunden. Deshalb wird das Timing für Einsatz der neuen Geräte und der Erfolg des Rollouts immer auch von den Ressourcen des Kunden mitbestimmt, beispielsweise bei der Inbetriebnahme der Geräte vor Ort. Mit einer gut durchdachten Personaleinsatzplanung, die sich aus dem Timing und der angestrebten Produktverfügbarkeit ergibt, stellt die Circlon | group sicher, dass immer ein qualifiziertes Team zur Verfügung steht, um die gesteckten Etappenziele beim Rollout zu erreichen.

Im Rahmen einer Risikoanalyse wird festgestellt, wie groß der Puffer hinsichtlich Zeit und Hardware sein muss, um eine effiziente Auslieferung bzw. den nahtlosen Geräteaustausch bewerkstelligen zu können. Schon in dieser Phase greift die Qualitätssicherung: Auf eine detaillierte Prozessbeschreibung folgt eine ausführliche Dokumentation. Bei der Auslieferung wird der Weg der Produkte vom Lieferanten bis zum Kunden genau überwacht, im Circlon | Operate-Portal festgehalten und der ordnungsgemäße Ablauf der Auslieferung durch Stichprobenkontrollen nachgewiesen.

Das Einbringen aller relevanten Informationen in die ITSM-Plattform Circlon | Operate, beispielsweise Serien-Nummern, Zubehörteile und Einsatzorte, erzeugt eine große Transparenz im Rollout-Prozess und ist die Grundlage für ein detailliertes Reporting gegenüber dem Kunden. Eine typische Fallstudie zum Rollout-Prozess finden Sie hier.

In der Regel endet der Rollout-Prozess mit der Ankunft der Mobilgeräte beim Kunden. In den meisten Fällen kümmert er sich dann selbst um die Inbetriebnahme. Doch auch hier kann die Circlon | group Unterstützung durch ein engmaschiges Partner-Netzwerk bieten und dafür sorgen, dass die neue Lösung in der Praxis schnell angewendet werden kann.

Zuverlässige Abwicklung dank jahrelanger Erfahrung

Aufgrund jahrelanger Erfahrung kann die Circlon | group auch umfangreiche Rollouts mit mehreren tausend Geräten zuverlässig meistern. So hat die Circlon | group beispielsweise für DPD 12.000 Geräte und für Hermes Paketshop sogar 17.000 Geräte innerhalb eines halben Jahres ausgeliefert.


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